Planowane zmiany w fakturowaniu, faktury ustrukturyzowane
Od 1 stycznia 2022 r. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić tzw. faktury ustrukturyzowane oraz wdrożyć kilka uproszczeń w wystawianiu faktur.
Robocza wersja struktury faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) została udostępniona przez Ministerstwo Finansów w sierpniu tego roku na stronie: https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur, zaś we wrześniu projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzający faktury ustrukturyzowane trafił do Sejmu:
https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/agent.xsp?symbol=RPL&Id=RM-0610-106-21.
1. Faktury ustrukturyzowane
Faktury ustrukturyzowane będą mieć charakter fakultatywny. Podatnik będzie mógł wystawiać, tak jak do tej pory faktury papierowe lub elektroniczne albo ustrukturyzowane.
Faktury ustrukturyzowane będą fakturami elektronicznymi wystawionymi przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”).
Projekt ustawy określa jedynie generalne zasady funkcjonowania KSeF. Szczegóły techniczne, takie jak wzór faktury ustrukturyzowanej, oprogramowanie interfejsowe oraz zasady rejestracji w KSeF i komunikacji z systemem zostaną udostępnione przez Ministra Finansów lub określone w rozporządzeniu wykonawczym.
Podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane w swoich systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez Ministra Finansów. Z systemów finansowo-księgowych faktury będą przesyłane do KSeF przez oprogramowanie interfejsowe (API). System sprawdzi zgodność faktury ze wzorem i przydzieli jej numer identyfikujący tę fakturę w systemie.
Podatnik oraz upoważnione przez niego osoby będą musiały zarejestrować się w KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do odbiorcy będzie wymagało jego zgody. Projekt ustawy nie określa w jaki sposób odbiorca będzie komunikował się z KSeF i otrzymywał faktury ustrukturyzowane.
Jeśli odbiorca nie zaakceptuje faktur ustrukturyzowanych, wystawca nadal będzie mógł je wystawiać w KSeF, natomiast powinien je dostarczyć odbiorcy w innej formie (tj. papierowej lub elektronicznej, jeśli nabywca zgodził się na faktury elektroniczne).
Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną w dniu, w którym jej wystawca prześle ją do KSeF, natomiast za dzień jej otrzymania będzie uznawany dzień przypisania jej przez KSeF numeru identyfikującego.
Korekty faktur ustrukturyzowanych trzeba będzie dokonywać w formie ustrukturyzowanej. Korekta będzie musiała zawierać numer nadany przez KSeF fakturze pierwotnej.
2. Zachęty dla podatników do stosowania faktur ustrukturyzowanych
• Prostsze rozliczanie faktur korygujących zmniejszających VAT
Jeśli podatnik wystawia fakturę korygującą w wersji ustrukturyzowanej, będzie mógł ją rozliczyć w miesiącu wystawienia. Nie musi zbierać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie tej korekty z nabywcą oraz spełnienie warunków z tego uzgodnienia do wystawienia faktury korygującej.
Odbiorca faktury korygującej z KSeF będzie ją rozliczał w miesiącu, w którym otrzymał fakturę korygującą.
Jeśli odbiorca nie zgodzi się na faktury ustrukturyzowane, wystawca faktury korygującej w KSeF nadal będzie mógł ją rozliczyć w miesiącu wystawienia, natomiast odbiorca będzie musiał stosować podstawowe zasady rozliczania korekt faktur tj. będzie musiał ująć korektę w miesiącu, w którym zostały spełnione warunki korekty uzgodnione z wystawcą.
• Skrócony termin zwrotu VAT do 40 dni
Podatnicy, którzy będą wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będą mogli skorzystać z preferencji w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT. Dla uzyskania zwrotu w tym terminie konieczne będzie spełnienie dodatkowych warunków, podobnych do tych które obowiązują przy zwrocie 25-dniowym.
• Duplikaty faktur
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. System KSeF będzie przechowywał faktury przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
• Brak obowiązku przesyłania JPK_FA
Podatnik, który wystawi fakturę ustrukturyzowaną będzie zwolniony z obowiązku przesyłania jej w strukturze JPK na żądanie organu podatkowego (JPK_FA).
3. Inne zmiany dotyczące fakturowania
• Faktury będą mogły być wystawione 60 dni przed dokonaniem dostawy towarów, świadczeniem usług lub otrzymaniem zaliczki, zamiast 30 dni jak obecnie;
• Faktury korygujące nie będą musiały zawierać: oznaczenia „Faktura korygująca”, „korekta”; przyczyn korekty oraz daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zaliczki;
• Uproszczone zostaną zasady wystawiania faktur korygujących zbiorczych. Obecnie korektę zbiorczą można wystawić, o ile koryguje się wszystkie dostawy wykonane w danym okresie na rzecz jednego odbiorcy. Po zmianach będzie można wystawić korektę zbiorczą do niektórych dostaw towarów lub usług dla danego odbiorcy. Korekta zbiorcza będzie musiała zawierać informację o okresie, do której odnosi się opust lub obniżka. Korekta zbiorcza, która nie będzie obejmować wszystkich dostaw w okresie, będzie musiała zawierać nazwy towaru lub usługi objętych korektą. Nadal nie odstąpiono od wymogu podawania numerów faktur korygowanych w korektach zbiorczych.
• Faktury wystawione ponownie nie będą musiały zawierać oznaczenia: „Duplikat”
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości co do zakresu zmian dotyczących faktur ustrukturyzowanych, zapraszamy do kontaktu.