Zmiany do KSeF
| Ministerstwo Finansów przygotowało projekt zmian dotyczących KSeF w ramach wdrażania KSeF w wersji 2.0. Zmiany mają wejść w życie 1 lutego 2026 r., aktualnie są przedmiotem prac w Sejmie. https://sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/druk.xsp?nr=1407. Opublikowana została również nowa wersja faktury KSeF FA(3), która jest dostępna w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP oraz broszura informacyjna do tej faktury: broszura-informacyjna-dotyczaca-struktury-logicznej-fa-3.pdf. Ministerstwo udostępniło również dokumentację API KSeF 2.0, która ma pozwolić integratorom rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu na środowisku testowym. Od dnia 1 listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie KSeF w środowisku testowym. Wejście w życie KSEF Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. Projekt wprowadza odroczenie obowiązku fakturowania w KSeF dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł; ci podatnicy będą mieli obowiązek wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. W okresie od 1 lutego 202 r. do 31 marca 2026 r. mogą oni wystawiać faktury elektroniczne lub faktury papierowe. Podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami jest mniejsza lub równa 10 tys. zł miesięcznie, nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSEF do 1 stycznia 2027 r. Faktury z kas rejestrujących Projekt zakłada, że do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej na obecnych zasadach (faktury elektroniczne lub papierowe). Podatnicy ci nie muszą wystawiać faktur w KSeF. Również do końca 2026 r. będzie można wystawiać paragony fiskalne z NIP do kwoty należności ogółem 450 zł będące fakturami uproszczonymi. Faktury wystawione do paragonów będą ujmowane w JPK za miesiąc ich wystawienia; nie będą zwiększały wartości sprzedaży oraz należnego podatku VAT w JPK. Możliwość wystawiania faktur KSEF konsumentom Projekt przewiduje, że podatnicy będą mogli wystawiać faktury w KSeF osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli:
- faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF musi zostać udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura taka musi być oznaczona kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSEF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na fakturze. Jeśli podatnik wystawia fakturę w KSEF na rzecz konsumenta lub podmiotu bez NIP i faktura ta jest otrzymywana przez nabywcę w KSEF, wystawca jest zobowiązany zapewnić dostęp nabywcy w KSEF do tej faktury poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie faktury w systemie. Załączniki do faktur Projekt wprowadza możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur w załącznikami będącymi ich integralną częścią. W celu przesyłania faktur z załącznikami podatnik musi zgłosić Szefowi KAS zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem oraz zamiar zaprzestania tego. Zgłoszenie składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie będzie można składać od 1 stycznia 2026 r. Wystawianie i przesyłanie faktur do KSeF z załącznikiem będzie możliwe po otrzymaniu potwierdzenia od Szefa KAS możliwości wystawiania i przesyłania do tego systemu faktur na czas określony. Szef KAS będzie mógł tę możliwość odebrać. Załączniki będą zawierać dane dotyczące elementów obowiązkowych na fakturze: czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby), dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto) lub dane ściśle powiązane danymi obowiązkowymi na fakturze. Dane w załączniku do faktury będą miały postać ustrukturyzowaną, ale podatnicy będą mieć możliwość definiowania zawartości pewnych pól. Nie będzie więc możliwe przesyłanie załączników w dowolnym formacie np. w PDF. Nowe numery na fakturze Jeśli podatnik wystawia fakturę dla podmiotu, który nie jest podatnikiem VAT, to zamiast numeru VAT nabywcy na fakturze będzie musiał podać:
Nabywcy towarów, którzy posiadają numery NIP lub numery EX i dokonują zakupów na potrzeby działalności gospodarczej powinni podawać te numery wystawcy faktury. Wszystkie podmioty, które posiadają NIP powinny go podać do wystawienia faktury, nawet jeśli nie są podatnikami VAT. Nie dotyczy to osób fizycznych. Ministerstwo zakłada więc, że wystawca faktury będzie identyfikował te przypadki, w których powinien wystawić fakturę w KSeF po tym, że otrzyma numer NIP od nabywcy. Tryb offline24 Podatnik będzie mógł wystawiać fakturę zgodną ze wzorem KSeF i przesyłać ją nie później niż następnego dnia roboczego, po jej wystawieniu do KSeF. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu nowelizacji proponowany przepis ma rozwiązać sytuację, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez ten system przyjęte w czasie rzeczywistym, co może spowolnić działanie i spowodować trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Oznacza to, że podmiot może wystawiać faktury, które wprowadzi do KSeF dopiero następnego dnia. Faktura w trybie off-line24 może być też wystawiana dla podmiotu, dla którego nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, i udostępniona temu podmiotowi poza KSeF. Udostępnienie faktury poza KSeF podmiotom, którym nie trzeba wystawiać faktur w KSeF wymaga oznaczenia faktury kodem QR oraz kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Oznaczenie faktury tym kodem wymaga pobrania z KSeF certyfikatu umożliwiającego potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury. Datą wystawienia faktury offline24 będzie data wystawienia faktury przez podatnika wskazana na fakturze (nie data wysyłki do KSeF). Datą otrzymania faktury będzie data jej faktycznego otrzymania, jeżeli faktura jest udostępniana nabywcom, którym nie ma obowiązku wystawiać faktury w KSeF, poza KSeF. Fakturę korygującą do faktur wystawianych w tym trybie będzie można wystawić po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF. Certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury podatnicy będą mogli pobrać od 1 listopada 2025 r. Data faktury Projekt przewiduje, że datą wystawienia faktury będzie data faktury wskazana na fakturze. Ministerstwo Finansów tłumaczy to rozwiązanie w broszurze informacyjnej do faktury KSeF FA(3). Jeśli na przykład faktura będzie wystawiana w trybie online 2026-02-01 (w KSeF będzie możliwość oznaczenia trybu offline, inaczej system będzie automatycznie przyjmował tryb online) a zostanie przesłana do systemu dwa dni później tj. 2026-02-03, to zgodnie z propozycją zmian do przepisów KSeF datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1, czyli 2026-02-01. Kurs walutowy W projekcie usuwa się przepis, który umożliwiał stosowanie kursu walutowego do przeliczenia kwot na fakturach z dwóch dni wstecz przed dniem wystawienia faktury; rozwiązanie to miało na celu umożliwiać zastosowanie takiego kursu na wypadek, gdyby faktura nie została przesłana do KSeF w dniu jej wystawienia, ale w kolejnym dniu. Projekt przyjmuje, że datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze, więc specjalny przepis o kursie walutowym nie będzie już potrzebny. Certyfikat Zgodnie z informacjami na stronach KSeF Ministerstwa Finansów certyfikat ma być nowym narzędziem uwierzytelniającym wystawcę służącym do wysyłki faktur w KSeF. Do końca 2026 r. certyfikat ma być używany łącznie z tokenem, od 1 stycznia 2027 r. nie będzie można używać tokenu. Certyfikat KSeF będzie mógł być wydany osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL lub podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną posiadającemu NIP np. spółce z o.o., po uwierzytelnieniu się za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Niezależnie od tego certyfikat będzie służył do wystawiania faktur poza KSeF np. w trakcie trwania awarii KSeF, w trybie offline24 lub w trakcie niedostępności systemu KSeF. Faktura wystawiania poza KSeF i udostępniana poza KSeF będzie musiała zostać oznaczona kodem QR faktury oraz kodem QR z certyfikatu. Faktury korygujące Faktury korygujące zmniejszające VAT wystawiane w KSeF będą uwzględniane w rozliczeniu za okres, w którym zostały wystawione. Faktury korekty, inne niż ustrukturyzowane, będą uwzględniane w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. Projekt zakłada, że w przypadkach, w których podmiot wystawił fakturę w KSeF dla podmiotów, dla których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, może uwzględnić fakturę korektę w rozliczeniu za okres, w którym przesłał ją do KSeF. Jeśli taka faktura jest udostępniona nabywcy w KSeF, to uwzględnia się ją w rozliczeniu za okres przesłania do KSeF. Identyfikator zbiorczy do płatności KSeF będzie generował identyfikator zbiorczy dla oznaczania faktur wystawionych przez jednego podatnika, do realizowania płatności za te faktury. Ten identyfikator zbiorczy będzie się podawać w poleceniu przelewu. Projekt wprowadza możliwość oznaczania identyfikatorem zbiorczym co najmniej dwóch faktur wystawianych przez podatnika, ale nie dla jednego odbiorcy. Split payment W związku z wejściem w życie KSeF, płatności w split payment będą musiały być oznaczone numerem faktury KSeF. Nadal będzie istniała możliwość zapłaty zbiorczej w split payment faktur wystawionych przez jednego sprzedawcę w okresie nie dłuższym niż jeden miesiąc. Zapłata zbiorcza faktur wystawionych w KSeF może dotyczyć dowolnych faktur – wtedy w poleceniu przelewu wpisuje się identyfikator zbiorczy nadany tym fakturom w KSeF. Jeśli zapłata zbiorcza dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, to wówczas przelew musi dotyczyć wszystkich faktur wystawionych przez sprzedawcę podatnikowi w tym okresie nieprzekraczającym miesiąca – wtedy w poleceniu przelewu wpisuje się okres, za który następuje zapłata. Projekt przewiduje odroczenie wejścia w życie powyższych obowiązków związanych ze split payment do końca 2026 r. Obowiązek oznaczania numerem KSeF faktur płaconych w split payment lub identyfikatorem zbiorczym nadanym w KSeF będzie miał zastosowanie do płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. Zapłata faktur Przepisy KSeF zobowiązują nabywcę towaru lub usługi będącego podatnikiem VAT czynnym do podania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w przypadku zapłaty faktur na rzecz innego podatnika VAT czynnego. Obowiązek ten dotyczy też każdego innego podatnika, niż nabywca, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz nabywcy. Projekt zmian odracza wejście w życie tego obowiązku na dzień 1 stycznia 2027 r. Dostęp do faktur w KSeF Przepisy o KSeF przyznają wielu organom administracji publicznej dostęp do faktur w KSeF oraz danych z systemu KSeF. Zgodnie z projektem organy Krajowej Administracji Skarbowej otrzymają pełen dostęp do faktur w KSeF oraz innych danych w KSeF. Obecnie obowiązujące przepisy przyznawały organom dostęp do KSeF w toku postępowania podatkowego, postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej. Organami KAS są Minister Finansów, Szef KAS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, dyrektor izby administracji skarbowej, naczelnik urzędu skarbowego oraz naczelnik urzędu celno-skarbowego. Odroczenie kar Przepisy o KSeF przewidują kary za niewystawienie faktury w KSeF lub za nieprzesłanie faktury wystawionej poza KSeF (awaria, ogłoszona niedostępność systemu, tryb off-line24, niedostępność z innych względów niż awaria) do KSEF w obowiązujących terminach – następny dzień roboczy po wystawieniu lub ustaniu niedostępności lub w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Kary określa naczelnik urzędu skarbowego w wysokości do 100% kwoty podatku wskazanej na fakturze lub 18,7% należności ogółem (jeśli na fakturze nie ma kwoty podatku). Projekt zakłada odroczenie rozpoczęcia obowiązywania kar do końca 2026r. Podanie na fakturze NIP jednostki podległej JST Zgodnie z broszurą informacyjną do struktury faktury KSeF FA(3) w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, na fakturach będzie obowiązek wypełniania pola Podmiot3 tj. jednostki podrzędnej JST. Jednostka ta będzie identyfikowana po NIP lub numerze wewnętrznym (IDWeW). *** Jeśli potrzebują Państwo wsparcia przy wdrożeniu KSeF zachęcamy do kontaktu. Pozdrawiamy, |